グローバル化が進む現代、医療現場でも英語対応の需要が急増しています。特に医療事務職では、外国人患者の受付対応から、診療費の会計、さらには国際的な書類作成まで、幅広い英語スキルが求められるようになりました。言語の壁をなくし、すべての患者さんに安心して医療を受けていただくために、医療事務の役割はますます重要になっています。
しかし、「医療用語は難しそう」「外国人患者さんとうまくコミュニケーションが取れるか不安」と感じている方も多いのではないでしょうか。医療事務の業務に特化した英語は、一般的な英会話とは異なり、正確性が求められる専門的な知識です。
本記事では、医療事務の現場で実際に使われる重要な英語表現を50選、厳選してご紹介します。一日の業務の流れに沿って、出勤時の準備から受付、電話応対、会計、退勤時の管理まで、あらゆる場面で役立つフレーズを、発音記号や具体的な使用場面、そして実践的な会話例と合わせて詳しく解説します。この完全ガイドを通して、明日からすぐに活用できる実践的な英語表現を身につけ、自信を持って外国人患者さんをサポートできるようになりましょう。
1. 出勤・業務開始時の英語表現
医療事務の一日は朝の準備から始まります。ここでは出勤から業務開始までに使用する基本的な英語表現をご紹介します。
Clock in at the front desk
- 発音記号: /klɑːk ɪn æt ðə frʌnt dɛsk/
- 意味: 受付で出勤打刻をする
- 解説: 病院・クリニックの受付でタイムカード（またはICカード）で出勤時刻を記録する際に使用します。
- 例文: She clocked in at the front desk at 8:15 AM.
- 和訳: 彼女は午前8時15分に受付で出勤打刻した。
Set up reception area
- 発音記号: /set ʌp rɪˈsɛpʃən ˈɛriə/
- 意味: 受付エリアの準備をする
- 解説: 整理整頓、案内表示の確認、パンフレット補充、テレビ・自販機等の動作確認を含む業務です。
- 例文: The office staff set up the reception area before opening.
- 和訳: 事務職員は開院前に受付エリアを準備した。
Turn on the patient registration system
- 発音記号: /tɜːrn ɒn ðə ˈpeɪʃənt ˌrɛdʒɪˈstreɪʃən ˈsɪstəm/
- 意味: 患者登録システムを起動する
- 解説: 予約や新患登録、来院確認など各種電子システムの立ち上げを行います。
- 例文: She turned on the patient registration system as soon as she arrived.
- 和訳: 彼女は到着するとすぐに患者登録システムを起動した。
2. 患者受付・案内業務の英語表現
患者さんとの最初の接点となる受付対応は、医療事務の重要な業務です。ここでは患者対応に必要な英語表現を詳しく解説します。
Greet patients at the reception
- 発音記号: /ɡriːt ˈpeɪʃənts æt ðə rɪˈsɛpʃən/
- 意味: 受付で患者へ挨拶する
- 解説: 患者・家族に明るく「おはようございます」と声掛けをする基本的な接客業務です。
- 例文: He greeted patients at the reception with a friendly smile.
- 和訳: 彼は受付で患者に笑顔で挨拶した。
Confirm health insurance cards
- 発音記号: /kənˈfɜːrm hɛlθ ɪnˈʃʊrəns kɑːrdz/
- 意味: 健康保険証の確認
- 解説: 患者が持参した健康保険証・受給者証・紹介状などの確認・スキャン等を行います。
- 例文: The clerk confirmed health insurance cards from every patient.
- 和訳: 事務職員はすべての患者の健康保険証を確認した。
Issue number tickets
- 発音記号: /ˈɪʃuː ˈnʌmbər ˈtɪkɪts/
- 意味: 番号札を発行する
- 解説: 受付番号や診察順番票を手渡しまたは自動発券機で発行する業務です。
- 例文: She issued number tickets to patients in the waiting area.
- 和訳: 彼女は待合の患者に番号札を発行した。
Process patient registration
- 発音記号: /ˈprəʊsɛs ˈpeɪʃənt ˌrɛdʒɪˈstreɪʃən/
- 意味: 患者情報を登録・入力する
- 解説: 来院患者の基本情報、連絡先、受診科、初診/再診等をシステムに入力します。
- 例文: She processed patient registration at the computer terminal.
- 和訳: 彼女はパソコン端末で患者登録を行った。
Guide patients to the waiting area
- 発音記号: /ɡaɪd ˈpeɪʃənts tuː ðə ˈweɪtɪŋ ˈɛəriə/
- 意味: 患者を待合室に案内する
- 解説: 診療科・検査区分で正しい場所まで誘導する重要な業務です。
- 例文: He guided the new patients to the waiting area.
- 和訳: 彼は新規患者を待合室に案内した。
Handle appointment scheduling
- 発音記号: /ˈhændl əˈpɔɪntmənt ˈskɛdʒuːlɪŋ/
- 意味: 診療予約の管理
- 解説: 電話・窓口・ウェブ予約の取得／変更／取り消しの対応を行います。
- 例文: The clerk handled appointment scheduling throughout the morning.
- 和訳: 事務職員は午前中、診療予約の管理を行った。
3. 電話対応・書類作成の英語表現
医療事務では電話対応や各種書類作成も重要な業務です。ここでは日常的に使用する英語表現をご紹介します。
Answer and transfer phone calls
- 発音記号: /ˈænsər ənd ˈtrænsfər fəʊn kɔːlz/
- 意味: 電話応対・取次ぎ
- 解説: 外部からの問い合わせや連絡を伺い、必要部署に取り次ぐ業務です。
- 例文: She answered and transferred many phone calls to appropriate departments.
- 和訳: 彼女は多くの電話を適切な部署へ取り次いだ。
Prepare medical certificates
- 発音記号: /prɪˈper ˈmɛdɪkəl ˈsɜːrtɪfɪkəts/
- 意味: 診断書などの医療書類の準備
- 解説: 医師の記載内容を確認・印刷、患者へのお渡し準備を行います。
- 例文: He prepared medical certificates for patients upon request.
- 和訳: 彼は依頼に応じて患者用の診断書を準備した。
Assist with translation or interpretation
- 発音記号: /əˈsɪst wɪð trænzˈleɪʃən ɔːr ɪnˌtɜːrprɪˈteɪʃən/
- 意味: 外国人患者への通訳補助
- 解説: 多言語話者や海外患者への受付対応や案内サポートを提供します。
- 例文: She assisted with interpretation for an international patient.
- 和訳: 彼女は外国人患者のために通訳補助を行った。
Record appointment cancellations
- 発音記号: /rɪˈkɔːrd əˈpɔɪntmənt ˌkænsəˈleɪʃənz/
- 意味: 診療予約キャンセルの記録
- 解説: 患者からのキャンセル連絡をシステムで入力・記録する業務です。
- 例文: He recorded appointment cancellations as they came in.
- 和訳: 彼はキャンセル連絡をシステムに記録した。
Prepare and distribute internal notices
- 発音記号: /prɪˈper ənd dɪˈstrɪbjuːt ɪnˈtɜːrnl ˈnəʊtɪsɪz/
- 意味: 院内連絡文書の作成・配布
- 解説: スタッフ会議資料、掲示板への案内貼付などを行います。
- 例文: The clerk prepared and distributed internal notices to staff.
- 和訳: 事務職員は院内スタッフ向けに連絡文書を配布した。
4. 会計処理・請求業務の英語表現
医療事務における会計処理は正確性が求められる重要な業務です。ここでは会計関連の英語表現を詳しく解説します。
Calculate consultation fees
- 発音記号: /ˈkælkjʊleɪt ˌkɒnsəlˈteɪʃən fiːz/
- 意味: 診療費の計算
- 解説: 診療内容・保険区分・加算項目等をもとに会計ソフトで自動または手動算出します。
- 例文: The office clerk calculated consultation fees for each patient.
- 和訳: 事務職員は各患者の診療費を計算した。
Print receipts and invoices
- 発音記号: /prɪnt rɪˈsiːts ənd ɪnˈvɔɪsɪz/
- 意味: 領収書と請求書の印刷
- 解説: 現金・カード払いの領収書、会社・役所向けの請求書発行を行います。
- 例文: They printed receipts and invoices at the payment counter.
- 和訳: 会計窓口で領収書と請求書を印刷した。
Handle insurance claim forms
- 発音記号: /ˈhændl ɪnˈʃʊrəns kleɪm fɔːrmz/
- 意味: 保険請求書類の処理
- 解説: 保険診療分のレセプト作成、国保および社保・公費等の請求業務を担当します。
- 例文: She handled insurance claim forms as part of her duties.
- 和訳: 彼女は業務の一環として保険請求書類の処理を行った。
Collect co-payments and registration fees
- 発音記号: /kəˈlɛkt ˈkoʊˌpeɪmənts ənd ˌrɛdʒɪˈstreɪʃən fiːz/
- 意味: 自己負担金・登録料を徴収する
- 解説: 保険診療の自己負担や初診時の登録手数料、診断書発行手数料などを受け取ります。
- 例文: She collected co-payments and registration fees at the reception.
- 和訳: 彼女は受付で自己負担金や登録料を徴収した。
Reconcile daily cash flow
- 発音記号: /ˈrɛkənsaɪl ˈdeɪli kæʃ floʊ/
- 意味: 日々の現金出納を照合する
- 解説: 一日の現金受付・支払い明細を台帳やシステム残高と照合・修正する業務です。
- 例文: The office staff reconciled daily cash flow at the end of the day.
- 和訳: 事務職員は業務終了時に現金出納の照合を行った。
5. データ管理・退勤時の英語表現
一日の業務終了に向けたデータ管理や退勤準備の英語表現をご紹介します。
Organize medical records
- 発音記号: /ˈɔːrɡənaɪz ˈmɛdɪkəl ˈrɛkɔːrdz/
- 意味: カルテや診療記録の整理
- 解説: 紙カルテのファイリング、電子記録の分類やバックアップを行います。
- 例文: She organized medical records during her lunch break.
- 和訳: 彼女は昼休みにカルテの整理をした。
Restock administrative supplies
- 発音記号: /riːˈstɒk ədˌmɪnɪˈstreɪtɪv səˈplaɪz/
- 意味: 事務用消耗品の補充
- 解説: レター用紙、ボールペン、ファイル、封筒などの在庫確認と補充を行います。
- 例文: The clerk restocked administrative supplies before the afternoon shift.
- 和訳: 事務職員は午後の業務前に事務用品を補充した。
Enter data into hospital systems
- 発音記号: /ˈɛntər ˈdeɪtə ˈɪntuː ˈhɒspɪtl ˈsɪstəmz/
- 意味: 診療・会計データの入力
- 解説: レセプト、診療実績、請求情報などを専用端末・院内ネットワークに入力します。
- 例文: She entered data into hospital systems for monthly reports.
- 和訳: 彼女は月次報告用に院内システムにデータを入力した。
Generate statistical reports
- 発音記号: /ˈdʒɛnəreɪt stəˈtɪstɪkəl rɪˈpɔːrts/
- 意味: 統計資料の作成
- 解説: 患者数・外来件数・診療収入等の月次・週次集計と報告書作成を行います。
- 例文: He generated statistical reports for the hospital administrator.
- 和訳: 彼は病院管理者向けに統計報告書を作成した。
Balance end-of-day accounts
- 発音記号: /ˈbæləns ˌɛnd əv deɪ əˈkaʊnts/
- 意味: 一日の会計精算をする
- 解説: レジ金額、入出金伝票、クレジット処理の確認を行います。
- 例文: They balanced end-of-day accounts at the reception counter.
- 和訳: 彼らは受付で一日の会計精算を行った。
Lock confidential documents
- 発音記号: /lɒk ˌkɒnfɪˈdɛnʃl ˈdɒkjumənts/
- 意味: 機密書類を施錠する
- 解説: 個人情報や診療記録、保険請求書類等を金庫や施錠保管庫に収納します。
- 例文: She locked confidential documents before leaving.
- 和訳: 彼女は退勤前に機密書類を施錠した。
Power down computers and equipment
- 発音記号: /ˈpaʊər daʊn kəmˈpjuːtərz ənd ɪˈkwɪpmənt/
- 意味: コンピューターや機器の電源オフ
- 解説: パソコンや複合機、受付機などの電源を安全に切る作業です。
- 例文: He powered down computers and equipment at closing time.
- 和訳: 彼は閉院時にパソコンや機器の電源を切った。
Clock out and leave the office
- 発音記号: /klɑːk aʊt ənd liːv ði ˈɒfɪs/
- 意味: 退勤打刻して職場を出る
- 解説: タイムカード・勤怠システムで退勤を記録し、終業の挨拶をして帰宅します。
- 例文: She clocked out and left the office after her shift.
- 和訳: 彼女は退勤打刻して職場を後にした。
6. 専門書類・手続き関連の英語表現
医療事務では様々な専門書類や手続きを扱います。ここでは特に重要な表現をご紹介します。
Issue a medical certificate
- 発音記号: /ˈɪʃuː ə ˈmɛdɪkl sərˈtɪfɪkət/
- 意味: 診断書を発行する
- 解説: 医師の診断内容をもとに書類作成。患者が保険申請・職場提出・学校提出等で求めることが多く、医療事務では発行受付や交付手続き・書類管理が主な役割です。
- 例文: The clerk processed the request to issue a medical certificate for the patient.
- 和訳: 事務職員は患者のために診断書発行の手続きをした。
Process hospital admission
- 発音記号: /ˈprəʊsɛs ˈhɒspɪtl ədˈmɪʃən/
- 意味: 入院手続きを行う
- 解説: 事務カウンターで入院申込書の受取、同意書へのサイン、保険証や保証金書類など入院時に必要な事務手続きを包括。病室への案内や患者登録も含みます。
- 例文: She helped the patient process hospital admission at the front desk.
- 和訳: 彼女は受付で患者の入院手続きをサポートした。
Complete hospital discharge procedures
- 発音記号: /kəmˈpliːt ˈhɒspɪtl dɪsˈtʃɑːrdʒ prəˈsiːdʒərz/
- 意味: 退院手続きを完了する
- 解説: 医師・看護師が退院を許可した後、事務職員が会計精算・各種書類提供（退院証明・薬の説明等）を実施。次回診察・紹介状管理や保険手続きも含みます。
- 例文: The office staff completed the hospital discharge procedures with the patient and her family.
- 和訳: 事務職員は患者と家族に退院手続きを案内し完了した。
Coordinate with medical suppliers
- 発音記号: /kəʊˈɔːrdɪneɪt wɪð ˈmɛdɪkl səˈplaɪərz/
- 意味: 医療品納入業者と調整する
- 解説: 事務側の大切な役割として、消耗品や備品、医療機器の発注や納品日程調整、請求書の照合・支払い手続き等を納入業者と行います。
- 例文: The staff regularly coordinates with medical suppliers to ensure adequate stock of materials.
- 和訳: 職員は適切な備品確保のために納入業者と調整している。
追加の窓口業務表現
Issue parking validation tickets
- 発音記号: /ˈɪʃuː ˈpɑːrkɪŋ ˌvælɪˈdeɪʃən ˈtɪkɪts/
- 意味: 駐車券の認証（無料処理）を行う
- 解説: 患者・家族が利用した駐車場のサービス券や無料認証スタンプの発行を行います。
- 例文: The clerk issued parking validation tickets for hospital visitors.
- 和訳: 事務職員は来院者のために駐車券を認証した。
Respond to patient inquiries at the counter
- 発音記号: /rɪˈspɒnd tuː ˈpeɪʃənt ɪnˈkwaɪəriz æt ðə ˈkaʊntər/
- 意味: 窓口で患者の問い合わせに対応する
- 解説: 外来受付や支払い、検査場所、診断書進行状況などさまざまな質問対応を行います。
- 例文: She responded to patient inquiries at the main counter.
- 和訳: 彼女は窓口で患者からの問い合わせに対応した。
書類業務関連表現
File insurance documents
- 発音記号: /faɪl ɪnˈʃʊrəns ˈdɒkjumənts/
- 意味: 保険書類をファイリング・保存する
- 解説: 保険証コピー、レセプト控え、申請資料などの整理・保管を行います。
- 例文: The staff filed insurance documents for easy future access.
- 和訳: 職員はすぐ参照できるように保険書類を整理保存した。
Scan and digitize paper forms
- 発音記号: /skæn ənd ˈdɪdʒɪtaɪz ˈpeɪpər fɔːrmz/
- 意味: 紙文書をスキャン・電子化する
- 解説: 受付票や診療録、申請書類をスキャナで電子カルテ等へ登録保存します。
- 例文: She scanned and digitized all paper forms received that day.
- 和訳: 彼女は当日受け取った全ての書類をスキャン・電子化した。
Prepare consent forms and obtain signatures
- 発音記号: /prɪˈpɛr kənˈsɛnt fɔːrmz ənd əbˈteɪn ˈsɪɡnətʃərz/
- 意味: 同意書を準備し署名を取得する
- 解説: 手術・検査・個人情報取扱など各種インフォームド・コンセントの書類準備と署名の受領を行います。
- 例文: He prepared consent forms and obtained signatures from patients.
- 和訳: 彼は患者から同意書への署名を受領した。
経理業務関連表現
Prepare monthly financial statements
- 発音記号: /prɪˈpɛr ˈmʌnθli fəˈnænʃl ˈsteɪtmənts/
- 意味: 月次の会計報告書を作成する
- 解説: 外来収入・経費・医薬品費・備品費などの収支集計・経営管理向け資料作成を行います。
- 例文: They prepared monthly financial statements for hospital management.
- 和訳: 彼らは病院経営陣向けに月次会計報告書を作成した。
Process supplier invoices and payments
- 発音記号: /ˈprəʊsɛs səˈplaɪər ˈɪnvɔɪsɪz ənd ˈpeɪmənts/
- 意味: 納入業者への請求書処理と支払い
- 解説: 医療材料や消耗品購入の請求書チェックと、支払い処理（振込・現金など）を行います。
- 例文: The accounting staff processed supplier invoices and payments every week.
- 和訳: 経理担当は毎週納入業者の請求書処理と支払いをした。
7. 実践的な会話例
ここでは、実際の医療事務現場で使用される会話例をご紹介します。
朝の業務開始時の会話
Lisa: Good morning, Michael! Did you clock in at the front desk already?
Michael: Yes, I just clocked in at the front desk a few minutes ago. I also helped to set up the reception area before patients started arriving.
Lisa: Perfect. Could you please turn on the patient registration system? We’re expecting a lot of new patients today.
Michael: Sure, it’s up and running. I’ll also start to greet patients at the reception as they come in.
Lisa: Thanks! Don’t forget to confirm health insurance cards and issue number tickets for the waiting patients.
Michael: Absolutely. I’ll also help to process patient registration and guide patients to the waiting area if anyone looks confused.
Lisa: Great. We might have some calls this morning—could you help me answer and transfer phone calls as needed?
Michael: Of course! And if anyone asks for a medical document, I know how to prepare medical certificatesnow.
Lisa: That’s helpful! At 11, let’s make sure to calculate consultation fees and print receipts and invoicesat the counter.
Michael: Got it. I’ll also help handle insurance claim forms for today’s consultations.
Lisa: And after lunch, we’ll need to organize medical records and restock administrative supplies for the afternoon.
Michael: Sounds good. Let’s remind each other to enter data into hospital systems and later generate statistical reports for the administrator.
Lisa: Absolutely! Before we leave, let’s balance end-of-day accounts and lock confidential documentssecurely.
Michael: And finally, don’t forget to power down computers and equipment before we clock out and leave the office.
Lisa: Teamwork makes the day smooth. Thanks, Michael!
Michael: Thank you, Lisa! Let’s have a good shift.
リサ：おはよう、マイケル！もう受付で出勤打刻（clock in at the front desk）は済ませた？
マイケル：うん、さっき受付で出勤打刻をしたよ。それから受付エリアの準備（set up the reception area）も患者さんが来る前に手伝った。
リサ：完璧ね。患者登録システムを起動（turn on the patient registration system）してくれる？今日は新しい患者さんがたくさん来る予定なの。
マイケル：もちろん、もう立ち上がってるよ。これから来院した人を順番に受付で挨拶（greet patients at the reception）もしようと思う。
リサ：ありがとう！健康保険証の確認（confirm health insurance cards）と、番号札の発行（issue number tickets）も忘れずに待っている人たちに対応してね。
マイケル：了解。患者情報の登録（process patient registration）も手伝うし、迷っていそうな人がいれば待合室への案内（guide patients to the waiting area）もするよ。
リサ：助かるわ。朝は電話も多いかも――必要があれば電話応対と取次ぎ（answer and transfer phone calls）もお願いできる？
マイケル：もちろん！それと、医療関係の書類が欲しい人がいれば、もう診断書の準備（prepare medical certificates）もできるよ。
リサ：助かるわ！11時になったら診療費の計算（calculate consultation fees）と領収書・請求書の印刷（print receipts and invoices）もカウンターでしっかりやってね。
マイケル：任せて。保険請求書類の処理（handle insurance claim forms）も今日の分を手伝うよ。
リサ：ランチの後はカルテや診療記録の整理（organize medical records）と事務用品の補充（restock administrative supplies）もしておきたいね。
マイケル：了解。午後は院内システムへのデータ入力（enter data into hospital systems）と、後で管理者向けに統計資料の作成（generate statistical reports）もやらないとだね。
リサ：その通り！退勤前には一日の会計精算（balance end-of-day accounts）と機密書類の施錠（lock confidential documents）も必ずやろう。
マイケル：それから、コンピューターや機器の電源オフ（power down computers and equipment）もして、最後に一緒に退勤打刻して職場を出る（clock out and leave the office）ようにしよう。
リサ：チームワークがあると一日がスムーズに進むね。ありがとう、マイケル！
マイケル：こちらこそ、リサ！今日も良い勤務にしよう。
患者対応時の会話
Anna: Good morning, Mr. Smith. Welcome to our hospital. May I have your health insurance card to start the registration?
Mr. Smith: Good morning. Yes, here it is.
Anna: Thank you. I will now process your patient registration. Could you please fill out this form with your contact information?
Mr. Smith: Sure, no problem.
Anna: Great. After that, I will issue your number ticket for the waiting area. Your appointment is at 10:00 AM with Dr. Lee.
Mr. Smith: Thank you. By the way, how do I get a copy of my medical certificate for work?
Anna: If you need a medical certificate, please request it at the reception after your consultation, and we will prepare it for you.
Mr. Smith:
Okay, I understand. Also, can you tell me where I should go if I want to process hospital admission?
Anna: Certainly. For hospital admission, you need to visit the inpatient service desk on the second floor. If you want, I can guide you after your appointment.
Mr. Smith: That would be helpful. What about hospital discharge procedures?
Anna: When you are ready to leave, the medical clerk will assist you with completing hospital discharge procedures, including final payments and paperwork.
Mr. Smith: I see. One last question: how do you coordinate with medical suppliers?
Anna: That’s mainly handled by the hospital’s logistics team, but if they arrange deliveries, we make sure everything is properly received and stocked.
Mr. Smith: Thanks for your help, Anna.
Anna: You’re welcome! If you have any questions, just ask the reception staff. Enjoy your visit today.
アンナ：おはようございます、スミス様。当院へようこそ。まずは健康保険証を拝見して登録を始めさせていただきます。
スミス様：おはようございます。はい、どうぞ。
アンナ：ありがとうございます。では、こちらの用紙にご連絡先をご記入ください。これで患者登録の手続きを進めます。
スミス様：わかりました、問題ありません。
アンナ：ありがとうございます。その後、待合室で使える番号札を発行いたします。リー医師のご予約は10時です。
スミス様：ありがとうございます。ところで、職場に提出するための診断書はどのように入手できますか？
アンナ：もし診断書が必要でしたら、診察後に受付でお申し出ください。こちらで準備いたします。
スミス様：わかりました。あと、もし入院の手続きをしたい場合はどこに行けばよいでしょうか？
アンナ：承知しました。入院手続きは2階の入院窓口でおこないます。予約後に必要でしたら、ご案内いたします。
スミス様：それは助かります。あと、退院手続きはどうなっていますか？
アンナ：退院の際は、医師や看護師の許可を得てから、事務職員が退院手続きを完了させます。お会計や書類の準備も含めて対応いたします。
スミス様：なるほど。最後に教えてください、どうやって納入業者との調整をしているのですか？
アンナ：それは主に病院の物流担当が行っていますが、納入時は物品の受領や在庫管理を私たちも確認し、問題がないようにしています。
スミス様：ご丁寧にありがとうございます。
アンナ：どういたしまして。何かご不明なことがあればいつでも受付スタッフにお声かけください。どうぞ本日はよろしくお願いいたします。
8. “A Day in the Life of a Medical Clerk“を読んでみましょう！
A Day in the Life of a Medical Clerk
At 8:15 AM, Anna arrived at the hospital and immediately clocked in at the front desk to record the start of her shift. She then moved to the reception area and carefully set up the reception area, arranging brochures, checking the functionality of the TV and vending machines, and ensuring that all signage was clear for the patients.
Next, she turned on the patient registration system so it was ready to handle incoming patient data and appointment schedules. As patients began arriving, Anna warmly greeted patients at the reception, smiling and making them feel welcome.
She meticulously confirmed health insurance cards handed in by patients to verify their insurance validity and to ensure proper billing. To manage the flow of patients, she issued number tickets so each patient would know when their turn for consultation was approaching.
At 9:00 AM, Anna started to process patient registration, entering new patient information and updating returning patients’ details in the hospital’s electronic system. She also guided patients to the waiting area, helping those unfamiliar with the hospital layout find their way.
Throughout the morning, she efficiently handled appointment scheduling, managing cancellations, reservations, and walk-ins with care to maintain smooth clinic operations.
As phone calls came in, she professionally answered and transferred phone calls to the appropriate departments or medical staff, ensuring no inquiry went unanswered.
When patients requested documentation, Anna promptly prepared medical certificates, printing and organizing the documents for easy patient pickup.
Later in the morning, she calculated consultation costs by calculating consultation fees using the relevant insurance codes and service fees. At the payment counter, she printed receipts and invoices and carefully handled insurance claim forms to prepare them for submission to insurance providers.
During lunch, Anna took some time to organize medical records, sorting physical files and ensuring electronic records were backed up and up to date. She also restocked administrative supplies like pens, paper, and filing folders to prepare for the busy afternoon.
In the early afternoon, she provided support by assisting with translation or interpretation for international patients, bridging communication gaps to ensure patients understood their appointments and procedures. Anna also diligently recorded appointment cancellations, keeping the system current and accurate.
She prepared and distributed internal notices to hospital staff, making sure that all employees were informed about upcoming meetings and announcements.
Later, Anna carefully entered data into hospital systems, updating patient visits, billing information, and treatment codes. She also generated statistical reports summarizing patient numbers and financial data for the hospital administrators.
Approaching the end of her shift at 4:30 PM, Anna helped balance end-of-day accounts, reconciling cash receipts and payments to ensure all money was accounted for correctly. She then locked confidential documents securely away to protect patient privacy and sensitive information.
Finally, Anna powered down computers and equipment and after a productive day, clocked out and left the office, ready to return the next day to continue providing essential administrative support to the hospital.
医療事務職の1日
午前8時15分、アンナは病院に到着し、すぐに受付で出勤打刻をした。その後、受付エリアに移動し、パンフレットを並べ、テレビや自動販売機の動作を確認し、案内表示が患者に分かりやすいように整えるなど、受付エリアの準備を丁寧に行った。
次に、患者登録システムを起動して、来院する患者のデータ入力や予約管理がすぐにできるように準備した。患者が来始めると、アンナはにこやかに声をかけながら、受付で患者に挨拶した。
患者から提示された健康保険証を確認し、保険の有効性を確かめて正しい請求ができるよう念入りにチェックした。患者の待ち時間管理のため、番号札を発行して、一人ひとりに診察の順番が分かるようにした。
午前9時になると、アンナは患者登録の処理を始め、新規患者の情報や再来患者の情報更新を院内の電子システムに入力していった。病院の構内が初めての患者には、待合室への案内も積極的に行った。
午前中を通じて、電話予約の受付、変更、キャンセルなどの診療予約の管理も効率よくこなした。
電話がかかってくると、彼女は丁寧に電話応対・取次ぎをして、適切な部署や担当者に取り次いだ。
患者から医療書類の要望があると、アンナは迅速に診断書などの医療書類を準備し、印刷して患者が受け取れるように整えた。
その後、診療費を算出するために診療費の計算を行い、カウンターでは領収書や請求書の印刷を行い、同時に保険請求書類の処理も責任を持って処理した。
昼休憩にはカルテや診療記録の整理を行い、紙カルテのファイリングや電子データのバックアップに力を入れた。また、午後に備えて文房具類などの事務用品補充も済ませた。
午後の仕事が始まると、外国人患者のために通訳補助を行い、多言語での案内や相談にサポートした。さらに、患者からのキャンセル連絡を受けてシステムに入力するなど、予約キャンセルの記録も怠らなかった。
院内スタッフへの連絡文書も作成・配布し、会議資料や掲示板用の案内を担当した。
その後、院内システムに治療や会計に関するデータを適切に入力し、患者数や収入の月次報告のための統計報告書を作成した。
勤務終了間近には、現金の収支をチェックして一日の会計精算を行い、患者情報や診療記録などを保護するために機密書類を施錠して安全を確保した。
最後に、コンピューターや各種機器を安全に電源オフにし、充実した一日の業務を終えたアンナは、退勤打刻をして職場を後にした。
まとめ
本記事では、医療事務の多岐にわたる業務に焦点を当て、一日の流れに沿って現場で必要となる英語表現を50選、網羅的にご紹介しました。出勤時の準備から始まり、受付、電話応対、会計、退勤時の管理まで、各フェーズで役立つ重要なフレーズを深く掘り下げてきました。
これらの英語表現は、単なる単語の羅列ではなく、外国人患者さんへの質の高い窓口対応や、書類作成、医療チーム内での円滑な情報共有に直結する実践的なものです。発音記号や豊富な例文、リアルな会話例を通じて、業務の様々な場面で「いつ」「どのように」英語を使うべきか、具体的なイメージが掴めたことと思います。また、入院・退院手続きや専門書類に関する表現を学ぶことで、より専門性の高いコミュニケーションが可能になるでしょう。
医療事務として正確な英語コミュニケーション能力を身につけることは、外国人患者さんの不安を軽減し、医療機関全体の信頼性を高めるために極めて重要です。この記事が、あなたの医療英語学習の一助となり、グローバルな医療の最前線で自信を持って業務に携わるための確かな基盤となることを心から願っています。
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