グローバル化が進む現代のビジネス環境では、英語での電話対応は避けられないスキルとなりつつあります。しかし、相手の表情が見えない電話応対は、対面の英会話以上に難易度が高いと感じる方も多いのではないでしょうか。特に、コールドコールやクレーム対応など、予期せぬ状況では言葉に詰まってしまうかもしれません。
本記事は、そんな不安を解消したいビジネス英語の中級者向けに、実践的な英語フレーズを9つのシーンに分けて詳しく解説します。アポイント獲得、納期遅延の連絡、緊急事態への対応など、実際のビジネスで頻繁に使う定型文をマスターすれば、英語の電話に自信を持って臨めるようになります。発音や例文も豊富に掲載しているので、今日からビジネス電話のスキルを確実にステップアップさせましょう。
1. コールドコール（初回営業電話）の基本表現
初めての相手に電話をかける際は、第一印象が非常に重要です。丁寧で親しみやすい印象を与える表現を身につけましょう。
1.1 自己紹介の基本フレーズ
Hello, this is [Your Name] from [Your Company].
- 発音記号: [həˈloʊ, ðɪs ɪz … frəm …]
- 意味: こんにちは、[会社名]の[あなたの名前]です
- 解説: 初対面の相手に名乗る基本のフレーズ。会社名と名前を明確に伝えることで信頼感を築きます。
- 例文: Hello, this is Lisa from ABC Corporation.
- 和訳: こんにちは、ABC社のリサです。
1.2 興味を探る丁寧な表現
I’m calling to see if you would be interested in [product/service].
- 発音記号: [aɪm ˈkɔːlɪŋ tuː siː ɪf juː wʊd bi ˈɪntrəstɪd ɪn…]
- 意味: 〜にご関心があるか伺いたくお電話しています
- 解説: 売り込み色を抑え、相手の興味を探る丁寧な表現。押し付けがましくない印象を与えます。
- 例文: I’m calling to see if you would be interested in our new software solution.
- 和訳: 弊社の新しいソフトウェアにご関心があるかお伺いしたくご連絡いたしました。
1.3 担当者への取り次ぎ依頼
May I ask who is responsible for [area] at your company?
- 発音記号: [meɪ aɪ æsk huː ɪz rɪˈspɒnsəbl fər … æt jɔː ˈkʌmpəni]
- 意味: 御社で〜をご担当されている方をお伺いしてもよろしいでしょうか
- 解説: 担当窓口につないでもらいたいときに使う丁寧な言い回し。効率的な営業活動につながります。
- 例文: May I ask who is responsible for IT purchases at your company?
- 和訳: 御社でIT調達をご担当の方をお伺いしてもよろしいでしょうか？
2. アポイント獲得・面談設定のフレーズ
営業活動において、面談の約束を取り付けることは重要なステップです。相手の都合を尊重しながら、自然に提案する表現を覚えましょう。
2.1 打合せ提案の基本表現
I would like to schedule a meeting to discuss [topic].
- 発音記号: [aɪ wʊd laɪk tuː ˈskɛdʒuːl ə ˈmiːtɪŋ tuː dɪsˈkʌs…]
- 意味: 〜についてお打合せの機会を頂きたく存じます
- 解説: 初回の商談や面談を提案するときの定型句。フォーマルで丁寧な印象を与えます。
- 例文: I would like to schedule a meeting to discuss how we can support your business.
- 和訳: 御社のご支援方法について会議設定のお願いをさせていただきたいです。
2.2 具体的な日時提案
Would next Tuesday at 2 pm work for you?
- 発音記号: [wʊd nɛkst ˈtjuːzdeɪ æt tuː piːɛm wɜːrk fər juː]
- 意味: 次の火曜午後2時はご都合いかがですか？
- 解説: 具体的に日時を提案して予定調整を行う表現。明確な提案により意思決定を促します。
- 例文: Would next Tuesday at 2 pm work for you?
- 和訳: 次の火曜日午後2時はいかがでしょうか？
2.3 柔軟な調整姿勢の表現
If that time isn’t convenient, please let me know your availability.
- 発音記号: [ɪf ðæt taɪm ˈɪznt kənˈviːnjənt, pliːz lɛt miː noʊ jɔːr əˌveɪləˈbɪləti]
- 意味: もしその時間が都合悪い場合は、他のご希望日時をお知らせください
- 解説: 相手の負担を軽減し、柔軟に調整したい意図を示すフレーズ。相手への配慮が伝わります。
- 例文: If that time isn’t convenient, please let me know your availability.
- 和訳: ご都合が合わない場合は、ほかに可能な日時をお知らせください。
3. スケジュール変更・キャンセル対応
ビジネスでは予定変更が避けられません。相手に迷惑をかけることを謝罪しつつ、代替案を提示する表現が重要です。
3.1 日程変更の謝罪と説明
I’m sorry, but I need to reschedule our meeting originally set for [date/time].
- 発音記号: [aɪm ˈsɒri bət aɪ niːd tuː ˌriːˈskɛdʒuːl aʊər ˈmiːtɪŋ əˈrɪdʒɪnəli sɛt fər …]
- 意味: 申し訳ありませんが、[日時]に予定していた会議を変更させていただきたいです
- 解説: 急な日程変更を謝罪と共に伝える時の丁寧な表現。誠意を示すことで関係維持に努めます。
- 例文: I’m sorry, but I need to reschedule our meeting originally set for March 5 at 3 pm.
- 和訳: 申し訳ありませんが、3月5日午後3時の会議を変更させていただければと思います。
3.2 代替案の提示
Would it be possible to meet on [new date/time] instead?
- 発音記号: [wʊd ɪt bi ˈpɒsəbl tuː miːt ɒn … ɪnˈstɛd]
- 意味: 代わりに[新しい日時]でお会いすることは可能でしょうか？
- 解説: 代替案を提案し、相手の負担を緩和するフレーズ。建設的な解決策を示します。
- 例文: Would it be possible to meet on Thursday at 10 am instead?
- 和訳: 木曜日午前10時でご調整いただけますでしょうか？
3.3 迷惑への謝罪
I apologize for any inconvenience this may cause.
- 発音記号: [aɪ əˈpɒlədʒaɪz fər ˈɛni ˌɪnkənˈviːniəns ðɪs meɪ kɔːz]
- 意味: ご迷惑をおかけすることをお詫び申し上げます
- 解説: 相手側に負担や不都合をかける際の誠実な謝罪表現。ビジネス関係の維持に重要です。
- 例文: I apologize for any inconvenience this may cause.
- 和訳: ご迷惑をおかけして申し訳ございません。
4. 納期遅延連絡の丁寧な伝え方
納期遅延は顧客満足度に大きく影響する重要な問題です。適切な表現で誠意を示し、信頼回復に努めましょう。
4.1 遅延報告の基本表現
I’m calling to inform you about an unexpected delay in the shipment of your order.
- 発音記号: [aɪm ˈkɔːlɪŋ tuː ɪnˈfɔːrm ju əˈbaʊt ən ʌnɪkˈspɛktɪd dɪˈleɪ ɪn ðə ˈʃɪpmənt ʌv jɔːr ˈɔːrdər]
- 意味: ご注文商品の発送が予期せぬ遅延となっていることをお電話にてご連絡いたします
- 解説: 「書面でお知らせする」というニュアンスを電話用に変えた丁寧な表現。迅速な報告姿勢を示します。
- 例文: I’m calling to inform you about an unexpected delay in the shipment of your order.
- 和訳: ご注文商品の発送遅延についてお電話にてご連絡いたします。
4.2 フォーマルな遅延報告
We regret to inform you that there is an unexpected delay in the shipment of your order.
- 発音記号: [wi rɪˈɡrɛt tuː ɪnˈfɔːrm ju ðæt ðɛər ɪz ən ʌnɪkˈspɛktɪd dɪˈleɪ ɪn ðə ˈʃɪpmənt ʌv jɔːr ˈɔːrdər]
- 意味: ご注文商品の発送に予期せぬ遅延が発生していることを残念ながらご連絡いたします
- 解説: ビジネス電話の丁寧でフォーマルな遅延報告時に適する表現。重要な顧客への対応に使用します。
- 例文: We regret to inform you that there is an unexpected delay in the shipment of your order.
- 和訳: ご注文商品の発送遅延が発生していることを申し訳ございませんがご連絡いたします。
4.3 新納期の提示
The shipment is now scheduled to be delivered by [date].
- 発音記号: [ðə ˈʃɪpmənt ɪz naʊ ˈskɛdʒuːld tuː bi dɪˈlɪvərd baɪ …]
- 意味: 発送は現在、新たに[日付]に予定されています
- 解説: 遅延後の新納期を伝える定型表現。明確な情報提供により信頼回復を図ります。
- 例文: The shipment is now scheduled to be delivered by July 15.
- 和訳: 発送は新たに7月15日に予定されています。
4.4 謝罪と感謝の表現
We apologize for the delay and appreciate your understanding.
- 発音記号: [wi əˈpɒlədʒaɪz fər ðə dɪˈleɪ ənd əˈpriːʃieɪt jɔːr ˌʌndərˈstændɪŋ]
- 意味: 遅延をお詫びするとともに、ご理解に感謝いたします
- 解説: 遅延時に必ず添えたい感謝も含めた謝罪表現。顧客との良好な関係維持に重要です。
- 例文: We apologize for the delay and appreciate your understanding.
- 和訳: この度の遅延をお詫びするとともに、ご理解賜りますようお願い申し上げます。
5. クレーム対応・問題解決表現
クレーム対応は企業の信頼性を示す重要な場面です。感謝、謝罪、解決への姿勢を適切に表現しましょう。
5.1 問題指摘への感謝
Thank you for bringing this issue to our attention.
- 発音記号: [ˈθæŋk juː fər ˈbrɪŋɪŋ ðɪs ˈɪʃuː tuː aʊər əˈtɛnʃən]
- 意味: 本件をご指摘いただきありがとうございます
- 解説: まず感謝を伝え、関心を示して信頼回復に努めるフレーズ。前向きな対応姿勢を示します。
- 例文: Thank you for bringing this issue to our attention.
- 和訳: 本件をご報告いただきましてありがとうございます。
5.2 迷惑への謝罪
We apologize for any inconvenience this has caused you.
- 発音記号: [wiː əˈpɒlədʒaɪz fər ˈɛni ˌɪnkənˈviːniəns ðɪs hæz kɔːzd juː]
- 意味: ご迷惑をおかけしましたことを心よりお詫び申し上げます
- 解説: クレームを受けた際に誠意を簡潔に示す重要表現。責任を認める姿勢が重要です。
- 例文: We apologize for any inconvenience this has caused you.
- 和訳: この度はご迷惑をおかけしましたこと、心よりお詫び申し上げます。
5.3 調査と報告の約束
We are currently investigating the matter and will update you as soon as possible.
- 発音記号: [wiː ɑːr ˈkɜːrəntli ɪnˈvɛstɪˌɡeɪtɪŋ ðə ˈmætər ənd wɪl ˈʌpˌdeɪt juː əz suːn əz ˈpɒsəbl]
- 意味: 現在調査中でして、判明次第ご連絡いたします
- 解説: 問題に対する調査姿勢を示し、相手に安心感を与える表現。具体的な行動を約束します。
- 例文: We are currently investigating the matter and will update you as soon as possible.
- 和訳: ただいま調査を進めており、判明次第ご連絡いたします。
5.4 フォローアップの案内
If you have further questions, please feel free to contact us.
- 発音記号: [ɪf juː hæv ˈfɜːrðər ˈkwɛsʧənz, pliːz fiːl friː tuː ˈkɒntækt ʌs]
- 意味: 他にご不明点があればご遠慮なくお問い合わせください
- 解説: フォローアップ姿勢と問い合わせ窓口案内。継続的なサポート体制を示します。
- 例文: If you have further questions, please feel free to contact us.
- 和訳: ほかにご質問がございましたらご遠慮なくご連絡ください。
6. 電話の基本マナー・取り次ぎ表現
電話の基本的なマナーは、プロフェッショナルな印象を与える基礎となります。
6.1 担当者への取り次ぎ依頼
May I speak with [Name] please?
- 発音記号: [meɪ aɪ spiːk wɪð … pliːz]
- 意味: 〜さんをお願いできますか？
- 解説: 電話で担当者を尋ねる丁寧な表現。基本的だが重要なフレーズです。
- 例文: May I speak with Mr. Tanaka, please?
- 和訳: 田中さんはいらっしゃいますか？
6.2 保留の依頼
Could you please hold for a moment?
- 発音記号: [kʊd juː pliːz hoʊld fər ə ˈmoʊmənt]
- 意味: 少々お待ちいただけますか？
- 解説: 保留にする際の丁寧な依頼。相手の時間を尊重する姿勢を示します。
- 例文: Could you please hold for a moment while I check?
- 和訳: 確認いたしますので、少々お待ちください。
6.3 保留後の感謝
Thank you for holding. I appreciate your patience.
- 発音記号: [ˈθæŋk juː fər ˈhoʊldɪŋ aɪ əˈpriʃieɪt jɔːr ˈpeɪʃəns]
- 意味: お待ちいただきありがとうございます
- 解説: 保留後に丁寧に感謝を伝えるフレーズ。相手への配慮を示す重要な表現です。
- 例文: Thank you for holding. I appreciate your patience.
- 和訳: お待ちいただきありがとうございます。
7. 苦情対応での共感・解決姿勢の示し方
苦情対応では、まず相手の立場に共感し、解決への強い意志を示すことが重要です。
7.1 問題への共感表現
I’m very sorry to hear about the problem you encountered.
- 発音記号: [aɪm ˈvɛri ˈsɒri tuː hɪər əˈbaʊt ðə ˈprɒbləm ju ɪnˈkaʊntərd]
- 意味: ご迷惑をおかけして誠に申し訳ございません
- 解説: 苦情の第一声で相手の不満に共感と謝罪を示す表現。信頼関係の修復に重要です。
- 例文: I’m very sorry to hear about the problem you encountered.
- 和訳: この度は問題が発生しまして、大変申し訳ございません。
7.2 解決への強い意志表明
Let me assure you that we are doing everything possible to resolve this issue quickly.
- 発音記号: [lɛt mi əˈʃʊər ju ðæt wi ɑːr ˈduːɪŋ ˈɛvrɪˌθɪŋ ˈpɒsəbl tuː rɪˈzɒlv ðɪs ˈɪʃu ˈkwɪkli]
- 意味: 迅速に問題を解決するために最善を尽くしております
- 解説: 問題対応の前向きな姿勢を相手に伝える際の定番句。信頼回復への強い意志を示します。
- 例文: Let me assure you that we are doing everything possible to resolve this issue quickly.
- 和訳: 速やかに問題解決に努めておりますのでご安心ください。
7.3 詳細情報の収集
Could you please provide more details about the situation?
- 発音記号: [kʊd juː pliːz prəˈvaɪd mɔːr ˈdiːteɪlz əˈbaʊt ðə ˌsɪʧuˈeɪʃən]
- 意味: 状況についてもう少し詳しく教えていただけますか？
- 解説: 問題の理解を深めるため、相手に情報を求める丁寧な質問。適切な解決策導出に重要です。
- 例文: Could you please provide more details about the situation?
- 和訳: 状況についてもう少し詳しくご説明いただけますか？
8. 緊急事態・至急案件の伝達方法
緊急事態では、迅速かつ的確な対応が求められます。緊急性を適切に伝える表現を身につけましょう。
8.1 緊急性の強調
This is an urgent matter that requires immediate attention.
- 発音記号: [ðɪs ɪz ən ˈɜːrdʒənt ˈmætər ðæt rɪˈkwaɪərz ɪˈmiːdiət əˈtɛnʃən]
- 意味: こちらは至急対応が必要な案件です
- 解説: 緊急性をはっきり伝え、迅速な対応を促す表現。重要度を明確に示します。
- 例文: This is an urgent matter that requires immediate attention.
- 和訳: こちらはすぐに対応が必要な案件です。
8.2 優先対応の依頼
Could you please prioritize this issue and update me as soon as possible?
- 発音記号: [kʊd juː pliːz praɪˈɒrɪtaɪz ðɪs ˈɪʃu ænd ˈʌpˌdeɪt mi æz suːn æz ˈpɒsəbl]
- 意味: この問題を優先的に対応していただき、できるだけ早くご報告ください
- 解説: 緊急案件の優先処理と報告を依頼する際の定型表現。具体的な行動を求めます。
- 例文: Could you please prioritize this issue and update me as soon as possible?
- 和訳: この問題を優先して対応し、早急にご報告ください。
8.3 フォローアップの約束
I will follow up with you shortly.
- 発音記号: [aɪ wɪl ˈfɒləʊ ʌp wɪð ju ˈʃɔːrtli]
- 意味: すぐに改めてご連絡いたします
- 解説: 後続の連絡を約束して安心感を与える表現。継続的な関与を示します。
- 例文: I will follow up with you shortly.
- 和訳: すぐに改めてご連絡いたします。
9. 社内連絡・内線電話の使い方
社内での内線電話も、丁寧で効率的なコミュニケーションが重要です。
9.1 内線での担当者依頼
This is [Your Name] from [Department]. May I speak with [Name/Position] on extension [number], please?
- 発音記号: [ðɪs ɪz … frəm … meɪ aɪ spiːk wɪð … ɒn ɪkˈstɛnʃən … pliːz]
- 意味: [部署名]の[あなたの名前]です。内線[番号]の[名前／役職名]をお願いできますか？
- 解説: 内線電話で担当者に取り次いでもらう際の丁寧な依頼。社内でも礼儀正しい対応が重要です。
- 例文: This is Ken from Sales. May I speak with Ms. Yamada on extension 123, please?
- 和訳: 営業部のケンです。内線123の山田さんをお願いできますか？
9.2 内線転送の依頼
Could you please transfer me to extension [number]?
- 発音記号: [kʊd juː pliːz ˈtrænsfər mi tuː ɪkˈstɛnʃən …]
- 意味: 内線[番号]に転送していただけますか？
- 解説: 内線への転送を依頼するときの表現。効率的な社内コミュニケーションに重要です。
- 例文: Could you please transfer me to extension 456?
- 和訳: 内線456に転送していただけますか？
9.3 不在時の対応
I’ll call back later if [Name] is not available right now.
- 発音記号: [aɪl kɔːl bæk ˈleɪtər ɪf … ɪz nɒt əˈveɪləbəl raɪt naʊ]
- 意味: もし今〜が不在の場合は後ほどお電話いたします
- 解説: 内線で本人が不在の際の適切な対応。相手の都合を尊重する姿勢を示します。
- 例文: I’ll call back later if Mr. Suzuki is not available right now.
- 和訳: もし鈴木さんが今席にいらっしゃらなければ、後ほど改めてお電話いたします。
10. 実践的な会話例とポイント
コールドコール実践例
以下は、実際のコールドコールでの会話例です。各フレーズの使用タイミングと効果的な組み合わせを理解しましょう。
[You (Sales Representative)] Hello, this is Ken from ABC Corporation. May I speak with Mr. Johnson, please?
[Recipient] This is he. How can I help you?
[You] I’m calling to see if you would be interested in our new software solution that can help improve your team’s productivity.
[Recipient] That sounds interesting. Could you tell me more about it?
[You] Certainly. May I ask who is responsible for IT decisions at your company?
[Recipient] That would be Mr. Lee, our IT manager.
[You] Thank you. Would it be possible to schedule a meeting with Mr. Lee next week to discuss how our solution could benefit your company?
[Recipient] Let me check his schedule and get back to you.
[You] Thank you very much for your time. I look forward to hearing from you.
[あなた（営業担当者）] こんにちは、ABC社のケンと申します。ジョンソン様はいらっしゃいますか？
[相手] 私ですが、どういったご用件でしょうか？
[あなた] チームの生産性向上に役立つ新しいソフトウェアについて、ご関心があるかお伺いしたくお電話しました。
[相手] それは興味深いですね。詳しく教えていただけますか？
[あなた] かしこまりました。御社でIT関連のご担当者様はどなたでしょうか？
[相手] それはITマネージャーのリーになります。
[あなた] ありがとうございます。リー様と、弊社のソリューションが御社にどう役立つかについて来週お打ち合わせの機会を頂戴できますでしょうか？
[相手] スケジュールを確認して折り返しご連絡します。
[あなた] お時間いただきありがとうございます。ご連絡をお待ちしております。
納期遅延の連絡
[You (Sales Representative)] Hello, this is Ken from ABC Corporation. May I speak with Mr. Smith, please?
[Customer] This is Smith speaking. How can I help you?
[You] I’m calling to inform you about an unexpected delay in the shipment of your order.
[Customer] Oh, I see. Could you please tell me the new delivery date?
[You] The shipment is now scheduled to be delivered by July 15. We apologize for the delay and appreciate your understanding.
[Customer] Thank you for letting me know. This delay may affect our schedule. What is being done to resolve it?
[You] I’m very sorry to hear about the inconvenience. Let me assure you that we are doing everything possible to resolve this issue quickly.
[Customer] I appreciate that. Please keep me updated on any changes.
[You] Certainly. I will follow up with you shortly. If you have any further questions, please feel free to contact us.
[Customer] Thank you for your support.
[You] Thank you for your understanding. Have a great day.
[あなた（営業担当）] こんにちは、ABC社のケンと申します。スミス様はいらっしゃいますか？
[顧客] スミスです。ご用件をお伺いします。
[あなた] ご注文商品の発送に予期せぬ遅延が発生していることをお電話にてご連絡いたします。
[顧客] そうですか。新しい納期を教えていただけますか？
[あなた] 発送は現在、7月15日に予定されています。この度の遅延をお詫びするとともに、ご理解賜りますようお願い申し上げます。
[顧客] ご連絡ありがとうございます。この遅延は当社のスケジュールに影響が出そうです。どのような対応をされているのでしょうか？
[あなた] ご迷惑をおかけし誠に申し訳ございません。速やかに問題を解決すべく全力を尽くしておりますので、ご安心ください。
[顧客] 承知しました。進捗がありましたらご連絡ください。
[あなた] かしこまりました。改めてご連絡いたします。ご不明な点がございましたら、どうぞお気軽にお問い合わせください。
[顧客] ありがとうございます。
[あなた] ご理解に感謝いたします。どうぞ良い一日をお過ごしください。
クレーム対応
[You (Customer Service Representative)]
Thank you for bringing this issue to our attention. I’m very sorry to hear about the problem you encountered. Could you please provide me with some details about the situation so we can better assist you?
[Customer]
Certainly. The product I received was missing some parts, and it’s not functioning correctly. I followed the instructions carefully, but it won’t operate as expected.
[You]
I apologize for any inconvenience this has caused you. We take such matters seriously. Let me assure you that we are doing everything possible to resolve this issue quickly. May I ask for your order number and the model of the product?
[Customer]
Yes, the order number is 123456, and the product is the XYZ Smart Device.
[You]
Thank you for that information. We are currently investigating the matter with our warehouse and quality control teams. We will update you as soon as we have more details. In the meantime, would you prefer a replacement product sent to you, or would you rather have a refund?
[Customer]
I would prefer a replacement if that is possible.
[You]
Certainly. I will arrange for a replacement to be shipped out immediately once we complete our checks. We aim to minimize any disruption for you. If you have any further questions or concerns, please feel free to contact us anytime.
[Customer]
Thank you for your support and quick response. I appreciate it.
[You]
We appreciate your understanding and patience. We apologize again for the trouble caused. I will personally follow up with you shortly to keep you informed of the status.
[Customer]
Thank you very much. I look forward to your update.
[あなた（カスタマーサービス担当）]
本件をご報告いただきましてありがとうございます。問題が発生したとお聞きしまして大変申し訳ございません。より良く対応するために、状況について詳しくお教えいただけますでしょうか？
[お客様]
はい。届いた商品に部品が欠けていて、正しく動作しません。説明書の通りに操作したのですが、期待通りに動いていません。
[あなた]
ご迷惑をおかけしましたこと、誠に申し訳ございません。このような問題は重く受け止めております。迅速に解決するために最善を尽くしております。ご注文番号と商品のモデル名を教えていただけますか？
[お客様]
注文番号は123456で、商品はXYZスマートデバイスです。
[あなた]
ご提供いただきありがとうございます。ただいま、倉庫および品質管理チームと連携して調査しております。詳細が分かり次第、改めてご連絡いたします。なお、交換品の発送をご希望でしょうか、それとも返金をご希望でしょうか？
[お客様]
可能であれば交換品をお願いいたします。
[あなた]
かしこまりました。調査完了次第、すぐに交換品を発送させていただきます。お客様のご都合にできる限り配慮いたします。ご質問やご不明な点がございましたら、いつでもお気軽にご連絡ください。
[お客様]
ご対応いただきありがとうございます。迅速なご返答に感謝します。
[あなた]
ご理解とご協力に感謝申し上げます。この度はご迷惑をおかけし誠に申し訳ございません。近日中に経過をご報告いたします。
[お客様]
ありがとうございます。ご連絡をお待ちしております。
“Step-by-Step Manual: How to Make a Cold Call”を読んでみましょう！
Step-by-Step Manual: How to Make a Cold Call
1. Preparation Before the Call
- Research the company and the person you want to reach.
- Prepare your objective and a brief introduction.
- Have pen and paper or a note-taking app ready for notes.
2. Greeting and Self-Introduction
- As soon as the call is answered, greet the recipient politely.
- Introduce yourself and your company clearly.
Example:
“Hello, this is Ken from ABC Corporation.”
3. Request to Speak With the Right Person
- Ask to speak to the person you are targeting.
Example:
“May I speak with Mr. Johnson, please?”
- If you’re not sure who to talk to, politely inquire about the appropriate person.
Example:
“May I ask who is responsible for IT purchases at your company?”
4. State the Purpose of Your Call
- Clearly explain why you are calling in a concise and friendly manner.
Example:
“I’m calling to see if you would be interested in our new software solution that can help improve your team’s productivity.”
5. Engage the Prospect
- If the recipient shows interest, answer their questions briefly and honestly.
Example:
“Certainly. May I ask who is responsible for IT decisions at your company?”
6. Propose a Next Step
- Suggest a meeting or follow-up to provide further information or arrange a demonstration.
Example:
“Would it be possible to schedule a meeting with Mr. Lee next week to discuss how our solution could benefit your company?”
7. Handling Objections or Deferral
- If the person cannot talk now or is unsure, politely acknowledge and offer to call back or send information.
Example:
“Thank you very much for your time. I look forward to hearing from you.”
8. Closing the Call Politely
- End the conversation with appreciation and a positive closing statement.
Example:
“Thank you for your time. Have a great day!”
Tips:
- Maintain a polite and positive tone throughout.
- Listen carefully to the person’s responses and adapt your approach.
- Take notes during the call, especially about the person’s needs or follow-up items.
This manual walks you through each stage of a cold call and incorporates natural, business-appropriate language that is easy to adapt to various industries.
ステップバイステップマニュアル：コールドコールの掛け方
1. 電話をかける前の準備
- 会社や話をしたい相手について調査する。
- 自分の目的と簡単な自己紹介を用意する。
- メモ用のペンと紙、またはメモアプリを準備する。
2. 挨拶と自己紹介
- 電話が出たら、丁寧に挨拶をする。
- はっきりと自分の名前と会社名を名乗る。
例：
“Hello, this is Ken from ABC Corporation.” 「こんにちは、ABC社のケンと申します。」
3. 担当者につないでもらうお願い
- 話したい相手につないでもらうように依頼する。
例：
“May I speak with Mr. Johnson, please?” 「ジョンソン様はいらっしゃいますか？」
- 誰に話せばよいか分からない場合は、丁寧に担当者をたずねる。
例：
“May I ask who is responsible for IT purchases at your company?”
「御社でIT調達をご担当の方をお伺いしてもよろしいでしょうか？」
4. 通話の目的を伝える
- なぜ電話したのかを簡潔で親しみやすい言い方で説明する。
例：
“I’m calling to see if you would be interested in our new software solution that can help improve your team’s productivity.”
「チームの生産性向上に役立つ新しいソフトウェアについて、ご関心があるかお伺いしたくお電話しました。」
5. 相手の関心を引く
- 相手が興味を示したら、簡潔に質問に答えたり、さらに質問を返したりする。
例：
“Certainly. May I ask who is responsible for IT decisions at your company?”
「かしこまりました。御社でIT関連のご担当者様はどなたでしょうか？」
6. 次のステップを提案する
- さらに詳しい説明やデモのための面談などの約束を提案する。
例：
“Would it be possible to schedule a meeting with Mr. Lee next week to discuss how our solution could benefit your company?”
「来週、リー様とお打ち合わせの機会をいただけますでしょうか？」
7. 断られた場合や保留された場合の対応
- 今は話せない、または判断がつかない場合は礼儀正しく受け止め、折り返しや資料送付を提案する。
例：
“Thank you very much for your time. I look forward to hearing from you.”
「お時間をいただきありがとうございました。ご連絡をお待ちしております。」
8. 電話の終了は丁寧に
- 感謝の言葉と前向きな締めくくりで会話を終える。
例：
“Thank you for your time. Have a great day!”
「お時間いただきありがとうございました。良い一日をお過ごしください！」
ポイント：
- 通話中はいつも丁寧で明るい口調を心がける。
- 相手の返答をよく聞き、臨機応変に対応する。
- 話している間に相手のニーズやフォローアップ事項をメモする。
このマニュアルは、コールドコールの各段階を順を追って案内するとともに、自然でビジネスに適した表現を取り入れており、さまざまな業界に応用しやすい内容となっています。
まとめ
この記事では、ビジネス英語の電話応対で使える実践的な英語フレーズを9つのシーン別にご紹介しました。初めてのコールドコールから、アポイント設定、クレーム対応、さらには納期遅延といった難しい状況でも、適切な定型文を使いこなすことで、相手に丁寧でプロフェッショナルな印象を与えることができます。
英語の電話は、ただ単に言葉を伝えるだけでなく、相手との信頼関係を築く上でも非常に重要です。今回ご紹介した必須フレーズを日々の業務で活用することで、電話でのコミュニケーションがスムーズになり、ビジネスの機会を広げることにもつながります。
記事内のフレーズを参考に、英語の電話への苦手意識を克服し、自信を持って電話応対に挑戦してみてください。練習を重ねれば、必ずあなたのビジネス英語のスキルは向上します。
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