会社の顔として、また従業員の頼れる存在として、総務部門はあらゆるビジネス活動の基盤を支えています。オフィス環境の整備から備品管理、来客対応、さらには重要な会議の準備まで、その業務は多岐にわたります。そして、グローバル化が進む現代においては、これらの業務を英語でスムーズにこなす能力が不可欠となりつつあります。
しかし、「総務の仕事で使う英語ってどんなもの？」「定型文だけでなく、もっと実践的な会話力を身につけたい」と感じている方もいるのではないでしょうか。
本記事では、そんなあなたの疑問にお答えします。総務担当者の1日の業務を追体験しながら、オフィス管理、備品発注、電話応対、施設管理、さらにはベンダーとの交渉や株主総会の準備といった幅広いシーンで実際に役立つ英語表現をご紹介します。各フレーズの具体的な使い方や例文も交え、明日からすぐに使える実践的な内容となっています。
この記事（第8回目）を通して、総務のプロフェッショナルとして自信を持って英語を使いこなし、会社のスムーズな運営を国際的な視点から支えるための強力な一歩を踏み出しましょう。
1. 出社から始まる朝のルーティン表現
基本的な出社・朝の挨拶表現
arrive at the office
- 発音記号: /əˈraɪv æt ði ˈɒfɪs/
- 意味: 出社する
- 解説: 朝、会社や総務部に到着する際の基本表現
- 例文: I usually arrive at the office at 8:30 a.m.
- 和訳: 私はたいてい午前8時30分に出社します。
greet colleagues
- 発音記号: /ɡriːt ˈkɒliːɡz/
- 意味: 同僚に挨拶する
- 解説: 出社時にオフィスの仲間に声をかける際の表現
- 例文: I greet my colleagues when I arrive.
- 和訳: 出社したら同僚に挨拶します。
clock in / punch in
- 発音記号: /klɒk ɪn/ /pʌntʃ ɪn/
- 意味: 出勤打刻をする
- 解説: タイムカードやシステムで出勤を記録する動作
- 例文: Don’t forget to clock in when you arrive.
- 和訳: 出社したら出勤打刻を忘れずに。
朝の業務開始準備
check emails
- 発音記号: /tʃɛk ˈiːmeɪlz/
- 意味: メールを確認する
- 解説: 社内外からの連絡や依頼事項を確認する重要な業務
- 例文: I check my emails first thing in the morning.
- 和訳: 朝一番にメールを確認します。
review today’s schedule
- 発音記号: /rɪˈvjuː təˈdeɪz ˈskɛdʒuːl/
- 意味: 今日の予定を確認する
- 解説: カレンダーやタスク管理表で1日の計画を確認する
- 例文: I review today’s schedule before starting work.
- 和訳: 仕事を始める前に今日の予定を確認します。
2. オフィス管理・事務作業で使う英語
施設・設備管理表現
open the office and check facilities
- 発音記号: /ˈoʊpən ði ˈɒfɪs ənd tʃɛk fəˈsɪlɪtiz/
- 意味: オフィスを開けて設備を確認する
- 解説: 施錠・照明・空調・備品・安全確認などを行う総合的な業務
- 例文: I open the office and check facilities every morning.
- 和訳: 毎朝オフィスを開けて設備を確認します。
manage office supplies and inventory
- 発音記号: /ˈmænɪdʒ ˈɒfɪs səˈplaɪz ənd ɪnˈvɛntəri/
- 意味: 事務用品や在庫を管理する
- 解説: 文房具や消耗品の在庫をチェックし、必要に応じて発注する
- 例文: I manage office supplies and inventory to avoid shortages.
- 和訳: 事務用品や在庫切れがないよう管理します。
handle mail and deliveries
- 発音記号: /ˈhændl meɪl ənd dɪˈlɪvəriz/
- 意味: 郵便や荷物の受け取り・仕分けをする
- 解説: 郵便物や宅配便の受領・配布・発送を担当する
- 例文: I handle mail and deliveries for the entire office.
- 和訳: オフィス全体の郵便や荷物の対応をします。
電話応対・問い合わせ対応
answer phone calls and direct inquiries
- 発音記号: /ˈænsər fəʊn kɔːlz ənd dɪˈrɛkt ɪnˈkwaɪəriz/
- 意味: 電話応対や問い合わせの取次ぎをする
- 解説: 代表電話の応対や、担当者への取次ぎを行う重要な業務
- 例文: I answer phone calls and direct inquiries to the right department.
- 和訳: 電話応対や問い合わせの取次ぎを担当します。
3. 午前中の業務・会議運営表現
会議・コミュニケーション管理
organize company meetings
- 発音記号: /ˈɔːrɡənaɪz ˈkʌmpəni ˈmiːtɪŋz/
- 意味: 社内会議を企画・運営する
- 解説: 会議室予約、資料準備、議事録作成、会場設営などを含む包括的な業務
- 例文: I organize company meetings and prepare all necessary materials.
- 和訳: 社内会議を企画し、必要な資料を準備します。
coordinate internal communications
- 発音記号: /kəʊˈɔːrdɪneɪt ɪnˈtɜːrnəl kəˌmjuːnɪˈkeɪʃənz/
- 意味: 社内連絡や情報共有を調整する
- 解説: 社内報や掲示、メール連絡などで情報を伝達する
- 例文: I coordinate internal communications to keep everyone informed.
- 和訳: 社内連絡を調整し、全員に情報を共有します。
書類・文書管理
prepare documents and reports
- 発音記号: /prɪˈpɛər ˈdɒkjumənts ənd rɪˈpɔːrts/
- 意味: 書類や報告書を作成する
- 解説: 稟議書・報告書・社内文書などを作成・管理する
- 例文: I prepare documents and reports for management.
- 和訳: 管理職向けの書類や報告書を作成します。
manage document filing and archiving
- 発音記号: /ˈmænɪdʒ ˈdɒkjumənt ˈfaɪlɪŋ ənd ˈɑːrkaɪvɪŋ/
- 意味: 書類のファイリング・保管を管理する
- 解説: 紙・電子ファイルの整理、保存、廃棄などを行う
- 例文: I manage document filing and archiving to keep records organized.
- 和訳: 書類のファイリングや保管を管理し、記録を整理します。
4. 午後の業務・庶務対応表現
施設メンテナンス・外部業者対応
support facility maintenance and repairs
- 発音記号: /səˈpɔːrt fəˈsɪlɪti ˈmeɪntənəns ənd rɪˈpɛərz/
- 意味: 施設の維持管理や修理をサポートする
- 解説: 空調・照明・設備などの点検や修理手配を行う
- 例文: I support facility maintenance and arrange repairs when needed.
- 和訳: 施設の維持管理や修理手配をサポートします。
coordinate with external vendors and contractors
- 発音記号: /kəʊˈɔːrdɪneɪt wɪð ɪkˈstɜːrnəl ˈvɛndərz ənd kənˈtræktərz/
- 意味: 外部業者や委託先と調整する
- 解説: 清掃・警備・設備業者などとの連絡・調整を行う
- 例文: I coordinate with external vendors for office cleaning and security.
- 和訳: オフィス清掃や警備のために外部業者と調整します。
人事・福利厚生関連
manage employee benefits and welfare
- 発音記号: /ˈmænɪdʒ ɛmˈplɔɪiː ˈbɛnɪfɪts ənd ˈwɛlfɛr/
- 意味: 福利厚生や社員サポートを担当する
- 解説: 健康診断・保険・社内イベント・慶弔対応などを管理する
- 例文: I manage employee benefits such as health checkups and insurance.
- 和訳: 健康診断や保険などの福利厚生を担当します。
support onboarding and offboarding processes
- 発音記号: /səˈpɔːrt ˈɒnbɔːrdɪŋ ənd ˈɒfbɔːrdɪŋ ˈprəʊsɛsɪz/
- 意味: 入退社手続きのサポートを行う
- 解説: 新入社員の受け入れ準備や、退職者の手続き・備品回収などを行う
- 例文: I support onboarding for new employees and handle offboarding for leavers.
- 和訳: 新入社員の受け入れや退職者の手続きをサポートします。
予算・経費管理
assist with budgeting and expense tracking
- 発音記号: /əˈsɪst wɪð ˈbʌdʒɪtɪŋ ənd ɪkˈspɛns ˈtrækɪŋ/
- 意味: 予算作成や経費管理を補助する
- 解説: 総務部門の予算案作成や経費精算・管理を行う
- 例文: I assist with budgeting and track office expenses.
- 和訳: 予算作成やオフィス経費の管理を補助します。
5. 不動産・テナント管理の専門表現
不動産業者との交渉
negotiate with real estate agents
- 発音記号: /nɪˈɡoʊʃieɪt wɪð rɪəl ɪˈsteɪt ˈeɪdʒənts/
- 意味: 不動産業者と折衝する
- 解説: テナントの移転や退去、入居に関する条件や契約内容について不動産業者と話し合う
- 例文: We need to negotiate with real estate agents about the tenant relocation.
- 和訳: テナントの移転について不動産業者と折衝する必要があります。
テナント管理業務
handle tenant relocation
- 発音記号: /ˈhændl ˈtɛnənt ˌriːloʊˈkeɪʃən/
- 意味: テナントの移転を管理する
- 解説: テナントの移転プロセス全体を計画し、調整する
- 例文: Our department handles tenant relocation smoothly.
- 和訳: 当部署はテナントの移転を円滑に管理しています。
manage tenant move-out
- 発音記号: /ˈmænɪdʒ ˈtɛnənt muːv aʊt/
- 意味: テナントの退去を管理する
- 解説: テナントの退去手続きや立ち退きに関する調整を行う
- 例文: We manage tenant move-out procedures carefully.
- 和訳: テナントの退去手続きを慎重に管理しています。
coordinate tenant move-in
- 発音記号: /kəʊˈɔːrdɪneɪt ˈtɛnənt muːv ɪn/
- 意味: テナントの入居を調整する
- 解説: 新しいテナントの入居スケジュールや準備を調整する
- 例文: We coordinate tenant move-in schedules with the property management.
- 和訳: 物件管理と連携してテナントの入居スケジュールを調整します。
業者手配・廃棄処理
arrange contractor services
- 発音記号: /əˈreɪndʒ kənˈtræktər ˈsɜːrvɪsɪz/
- 意味: 業者手配を行う
- 解説: 移転や修繕に必要な業者の手配やスケジュール調整を行う
- 例文: We arrange contractor services for the tenant relocation.
- 和訳: テナント移転のために業者手配を行います。
dispose of unwanted items
- 発音記号: /dɪˈspoʊz ʌv ʌnˈwɒntɪd ˈaɪtəmz/
- 意味: 不要品を廃棄する
- 解説: 移転や退去に伴い、不要な物品を適切に処分する
- 例文: We dispose of unwanted items before the tenant moves out.
- 和訳: テナント退去前に不要品を廃棄します。
6. 供給業者との交渉・トラブル対応
供給業者との関係管理
negotiate with suppliers
- 発音記号: /nɪˈɡoʊʃieɪt wɪð səˈplaɪərz/
- 意味: 納入業者と折衝する
- 解説: 価格や納期、品質などについて納入業者と交渉する
- 例文: We negotiate with suppliers to get the best prices.
- 和訳: 最良の価格を得るために納入業者と折衝します。
handle supplier disputes
- 発音記号: /ˈhændl səˈplaɪər dɪsˈpjuːts/
- 意味: 納入業者とのトラブル処理を行う
- 解説: 納入遅延や品質問題などのトラブルを解決する
- 例文: We handle supplier disputes promptly to avoid delays.
- 和訳: 遅延を避けるために納入業者とのトラブルを迅速に処理します。
7. 稟議書・報告書の承認業務
承認・否認プロセス
approve purchase requisitions
- 発音記号: /əˈpruːv ˈpɜːrtʃəs rɪˈkwɪzɪʃənz/
- 意味: 稟議書を承認する
- 解説: 購入申請書を確認し、承認または否認を行う
- 例文: The manager approved the purchase requisition yesterday.
- 和訳: マネージャーは昨日、稟議書を承認しました。
reject purchase requisitions
- 発音記号: /rɪˈdʒɛkt ˈpɜːrtʃəs rɪˈkwɪzɪʃənz/
- 意味: 稟議書を否認する
- 解説: 不適切な購入申請を却下する
- 例文: The finance department rejected the purchase requisition due to budget constraints.
- 和訳: 予算の都合で経理部が稟議書を否認しました。
approve reports
- 発音記号: /əˈpruːv rɪˈpɔːrts/
- 意味: 報告書を承認する
- 解説: 提出された報告書を確認し、承認する
- 例文: The director approved the monthly report.
- 和訳: 取締役は月次報告書を承認しました。
reject reports
- 発音記号: /rɪˈdʒɛkt rɪˈpɔːrts/
- 意味: 報告書を否認する
- 解説: 不備や誤りのある報告書を却下する
- 例文: The supervisor rejected the report due to missing data.
- 和訳: 上司はデータ不足のため報告書を否認しました。
8. 株主総会関連業務
株主総会の準備・運営
prepare for the shareholders meeting
- 発音記号: /prɪˈpɛər fɔːr ðə ˈʃɛərˌhoʊldərz ˈmiːtɪŋ/
- 意味: 株主総会の準備をする
- 解説: 株主総会の資料作成や会場手配、スケジュール調整を行う
- 例文: We prepare for the shareholders meeting every year.
- 和訳: 毎年、株主総会の準備を行います。
arrange the shareholders meeting
- 発音記号: /əˈreɪndʒ ðə ˈʃɛərˌhoʊldərz ˈmiːtɪŋ/
- 意味: 株主総会を手配する
- 解説: 会場予約や設備準備、参加者の案内を行う
- 例文: We arrange the shareholders meeting at the company headquarters.
- 和訳: 本社で株主総会を手配します。
conduct the shareholders meeting
- 発音記号: /kənˈdʌkt ðə ˈʃɛərˌhoʊldərz ˈmiːtɪŋ/
- 意味: 株主総会を実施する
- 解説: 議事進行や議決の取りまとめを行う
- 例文: The CEO conducted the shareholders meeting smoothly.
- 和訳: CEOが株主総会を円滑に進行しました。
report on the shareholders meeting
- 発音記号: /rɪˈpɔːrt ɒn ðə ˈʃɛərˌhoʊldərz ˈmiːtɪŋ/
- 意味: 株主総会の報告をする
- 解説: 総会の結果や決議内容を社内外に報告する
- 例文: We report on the shareholders meeting to the board of directors.
- 和訳: 株主総会の結果を取締役会に報告します。
9. 緊急時対応・トラブル管理
緊急事態への対応
respond to facility emergencies
- 発音記号: /rɪˈspɒnd tuː fəˈsɪlɪti ɪˈmɜːrdʒənsiz/
- 意味: 施設の緊急事態に対応する
- 解説: 停電・水漏れ・設備故障などの緊急対応を行う
- 例文: I respond to facility emergencies such as power outages or leaks.
- 和訳: 停電や水漏れなどの緊急事態に対応します。
handle lost and found items
- 発音記号: /ˈhændl lɒst ənd faʊnd ˈaɪtəmz/
- 意味: 忘れ物・落とし物を管理する
- 解説: オフィス内の忘れ物の保管・返却を担当する
- 例文: I handle lost and found items in the office.
- 和訳: オフィス内の忘れ物を管理します。
ensure compliance with company policies
- 発音記号: /ɪnˈʃʊr kəmˈplaɪəns wɪð ˈkʌmpəni ˈpɒlɪsiz/
- 意味: 社内規程の遵守を徹底する
- 解説: 社内ルールや法令順守のための監督・指導を行う
- 例文: I ensure compliance with company policies at all times.
- 和訳: 常に社内規程の遵守を徹底しています。
10. 退社前の業務・終了時の表現
1日の終了準備
prepare documents for tomorrow
- 発音記号: /prɪˈpɛər ˈdɒkjumənts fɔːr təˈmɒroʊ/
- 意味: 翌日の書類を準備する
- 解説: 明日の会議や業務に必要な資料を用意する
- 例文: I prepare documents for tomorrow before leaving.
- 和訳: 退社前に翌日の書類を準備します。
clean up workspace
- 発音記号: /kliːn ʌp ˈwɜːrkˌspeɪs/
- 意味: デスクや作業スペースを片付ける
- 解説: 退社前に机や周辺を整理整頓する
- 例文: I clean up my workspace before I leave.
- 和訳: 退社前に作業スペースを片付けます。
clock out / punch out
- 発音記号: /klɒk aʊt/ /pʌntʃ aʊt/
- 意味: 退勤打刻をする
- 解説: タイムカードやシステムで退勤を記録する
- 例文: Don’t forget to clock out when you leave.
- 和訳: 退社時に退勤打刻を忘れずに。
say goodbye to colleagues
- 発音記号: /seɪ ɡʊdˈbaɪ tuː ˈkɒliːɡz/
- 意味: 同僚に挨拶して帰る
- 解説: 退社時に周囲に声をかける
- 例文: I say goodbye to my colleagues before leaving.
- 和訳: 退社前に同僚に挨拶します。
leave the office
- 発音記号: /liːv ði ˈɒfɪs/
- 意味: 退社する
- 解説: 1日の業務を終えて会社を出る
- 例文: I usually leave the office at 6:00 p.m.
- 和訳: 私はたいてい午後6時に退社します。
11. その他の重要な総務業務表現
部門間連携・プロジェクト管理
coordinate cross-departmental projects
- 発音記号: /kəʊˈɔːrdɪneɪt krɒs dɪˈpɑːrtməntl ˈprɒʤɛkts/
- 意味: 部門横断プロジェクトを調整する
- 解説: 複数の部署が関わるプロジェクトの進行管理や調整を行う
- 例文: I coordinate cross-departmental projects to ensure smooth collaboration.
- 和訳: 円滑な連携のために部門横断プロジェクトを調整します。
organize company events and meetings
- 発音記号: /ˈɔːrɡənaɪz ˈkʌmpəni ɪˈvɛnts ənd ˈmiːtɪŋz/
- 意味: 社内イベントや会議を企画・運営する
- 解説: 社員旅行・懇親会・表彰式などのイベントを準備する
- 例文: I organize company events like the annual party.
- 和訳: 年次パーティーなどの社内イベントを企画します。
セキュリティ・安全管理
manage office security
- 発音記号: /ˈmænɪdʒ ˈɒfɪs sɪˈkjʊərəti/
- 意味: オフィスのセキュリティを管理する
- 解説: 入退室管理や防犯カメラの監視などを行う
- 例文: I manage office security to keep the workplace safe.
- 和訳: 職場の安全を守るためにオフィスのセキュリティを管理します。
昼休み関連表現
take a lunch break
- 発音記号: /teɪk ə lʌntʃ breɪk/
- 意味: 昼休憩を取る
- 解説: 決められた時間に昼食をとり、リフレッシュする
- 例文: I take a lunch break at noon.
- 和訳: 正午に昼休憩を取ります。
12. 実践的な会話例で学ぶ
実際の職場では、これらの表現を組み合わせて使用します。以下の会話例を参考に、自然な流れで英語表現を身につけましょう。
同僚との日常会話
A: Good morning! Did you arrive at the office on time today?
B: Yes, I did. I greeted colleagues, clocked in, and then checked emails for any urgent requests. I also reviewed today’s schedule and got ready to open the office and check facilities.
A: Great. I’ll help you manage office supplies and inventory this morning. We also need to handle mail and deliveries and answer phone calls and direct inquiries.
B: Thanks! After that, I’ll organize company meetings and coordinate internal communications for the new project. I need to prepare documents and reports for management as well.
A: Don’t forget to manage document filing and archiving. By the way, we have to negotiate with real estate agents about the upcoming tenant relocation and arrange contractor services for the move.
B: Right. We’ll also have to dispose of unwanted items before the move. Later, I’ll negotiate with suppliers about new office equipment and handle supplier disputes if any issues arise.
A: This afternoon, I’ll support facility maintenance and repairs and coordinate with external vendors and contractors for the air conditioning check. I’ll also assist with budgeting and expense tracking.
B: Good plan. Before we leave the office, let’s prepare documents for tomorrow and clean up our workspace. Don’t forget to clock out!
A: Of course. See you at the company event next week!
A: おはよう！今日は時間通りに出社した（arrive at the office）？
B: うん、したよ。同僚に挨拶して（greeted colleagues）、出勤打刻して（clocked in）、それから急ぎの依頼がないかメールを確認した（checked emails）よ。今日の予定も確認して（reviewed today’s schedule）、オフィスを開けて設備を確認する（open the office and check facilities）準備もできてるよ。
A: いいね。今朝は私が事務用品や在庫の管理（manage office supplies and inventory）を手伝うよ。それから郵便や荷物の対応（handle mail and deliveries）、電話応対や問い合わせの取次ぎ（answer phone calls and direct inquiries）もしないとね。
B: ありがとう！その後は、社内会議の企画（organize company meetings）や社内連絡の調整（coordinate internal communications）を新プロジェクトのためにやる予定。それに管理職向けの書類や報告書の作成（prepare documents and reports）も必要だね。
A: 書類のファイリングや保管管理（manage document filing and archiving）も忘れずに。そういえば、今度のテナント移転（tenant relocation）について不動産業者と折衝（negotiate with real estate agents）して、業者手配（arrange contractor services）もしないと。
B: そうだね。移転前に不要品の廃棄（dispose of unwanted items）も必要だし。その後は、新しいオフィス機器について納入業者と折衝（negotiate with suppliers）して、何か問題があれば納入業者とのトラブル処理（handle supplier disputes）も対応するよ。
A: 午後は施設の維持管理や修理のサポート（support facility maintenance and repairs）、外部業者との調整（coordinate with external vendors and contractors）でエアコンの点検もあるし、予算作成や経費管理の補助（assist with budgeting and expense tracking）もやるね。
B: いい計画だね。退社前（leave the office）に明日の書類準備（prepare documents for tomorrow）と作業スペースの片付け（clean up our workspace）もしよう。退勤打刻（clock out）も忘れずに！
A: もちろん。来週の社内イベント（company event）でまた会おうね！
部門間での連携会話
General Affairs Manager:
Good morning, Mr. Tanaka. Thank you for meeting with me today.
Department Head:
Good morning. Thank you for inviting me. What would you like to discuss?
General Affairs Manager:
I wanted to talk about the upcoming tenant relocation. We need to negotiate with real estate agents and arrange contractor services for the move. Your department’s cooperation will be essential, especially regarding the disposal of unwanted itemsand the coordination of IT equipment transfer.
Department Head:
Understood. When is the planned moving date?
General Affairs Manager:
We are aiming for the end of next month. We’ll also need your team to prepare a list of items to be moved or disposed of. If there are any special requirements, please let us know as soon as possible.
Department Head:
I’ll inform my team and make sure we manage the inventory accordingly. Who should we contact for supplier negotiations or if we have any issues with contractors?
General Affairs Manager:
Please contact Ms. Sato in General Affairs. She will negotiate with suppliers and handle supplier disputes if any problems arise. Also, we’ll need your help to approve purchase requisitions for any new equipment needed after the move.
Department Head:
No problem. I’ll review and approve purchase requisitions promptly. Is there anything else we should prepare?
General Affairs Manager:
We’re also preparing for the shareholders meeting next quarter. Your department may be asked to prepare reports or present at the meeting. I’ll follow up with more details soon.
Department Head:
Thank you for the update. Please keep us informed of any further developments.
General Affairs Manager:
Of course. Thank you for your cooperation. Let’s work together to ensure a smooth relocation.
総務部長: おはようございます、田中さん。本日はお時間をいただきありがとうございます。
他部門責任者: おはようございます。お招きいただきありがとうございます。ご相談内容は何でしょうか？
総務部長: 今回は、今後予定しているテナント移転（tenant relocation）についてご相談したいと思います。不動産業者との折衝（negotiate with real estate agents）や業者手配（arrange contractor services）が必要となります。特に不要品の廃棄（disposal of unwanted items）やIT機器の移設調整（coordination of IT equipment transfer）については、御部門のご協力が不可欠です。
他部門責任者: 了解しました。移転予定日はいつ頃でしょうか？
総務部長: 来月末を目標にしています。また、移動または廃棄する物品のリスト作成（prepare a list of items to be moved or disposed of）もお願いしたいです。特別な要望があれば、できるだけ早くご連絡ください。
他部門責任者: 部署内で周知し、在庫管理（manage the inventory）も徹底します。納入業者との折衝（supplier negotiations）や業者とのトラブル（issues with contractors）*があった場合は、どなたに連絡すればよいですか？
総務部長: 総務の佐藤までご連絡ください。彼女が納入業者との交渉（negotiate with suppliers）や、問題があれば納入業者とのトラブル処理（handle supplier disputes）を担当します。また、移転後に必要な新しい機器の稟議書承認（approve purchase requisitions）にもご協力をお願いします。
他部門責任者: 承知しました。稟議書の承認（approve purchase requisitions）は迅速に対応します。他に準備しておくべきことはありますか？
総務部長: 来四半期には株主総会（shareholders meeting）の準備も進めています。御部門にも報告書の作成（prepare reports）や会議での発表（present at the meeting）をお願いすることがあるかと思います。詳細は追ってご連絡します。
他部門責任者: ご連絡ありがとうございます。今後の進捗についても随時ご連絡ください。
総務部長: もちろんです。ご協力に感謝します。円滑な移転のために一緒に頑張りましょう。
不動産業者との交渉場面
General Affairs Manager:
Good morning. Thank you for meeting with me today.
Real Estate Agent:
Good morning. Thank you for coming. How can I assist you?
General Affairs Manager:
We are planning a tenant relocation at the end of next month. I’d like to discuss the terms and conditions for the move, as well as any procedures we need to follow.
Real Estate Agent:
Of course. Will you be moving to another property managed by our company, or is this an external relocation?
General Affairs Manager:
We are considering both options at the moment. Could you provide information on available properties and the move-out procedures for our current office?
Real Estate Agent:
Certainly. I’ll send you a list of available properties today. Regarding the move-out, you’ll need to give us at least one month’s notice and arrange for an inspection before returning the keys.
General Affairs Manager:
Understood. We’ll also need to arrange contractor services for renovations and cleaning. Do you have any recommended vendors?
Real Estate Agent:
Yes, we work with several contractors for cleaning, repairs, and renovations. I can provide their contact information and help coordinate schedules.
General Affairs Manager:
That would be very helpful. We may also need support for the disposal of unwanted items before moving out. Is there a standard procedure for this?
Real Estate Agent:
Yes, please let us know what needs to be disposed of, and we can arrange for proper disposal services. Some items may require special handling.
General Affairs Manager:
Thank you. Once we finalize our new location, we’ll need to negotiate the lease agreement and arrange for an early inspection. What documents will be required?
Real Estate Agent:
You’ll need to submit a company registration certificate, proof of identity for the representative, and a completed application form. I’ll send you the full list by email.
General Affairs Manager:
Perfect. Please keep me updated on any important deadlines or requirements. We want to ensure a smooth transition.
Real Estate Agent:
Absolutely. I’ll be your main point of contact throughout the process. Please feel free to reach out with any questions.
General Affairs Manager:
Thank you for your support. I look forward to working with you.
Real Estate Agent:
My pleasure. Let’s make this relocation as smooth as possible.
総務部長: おはようございます。本日はお時間をいただきありがとうございます。
不動産業者: おはようございます。ご来社ありがとうございます。どのようなご用件でしょうか？
総務部長: 来月末にテナントの移転（tenant relocation）を予定しています。移転に関する条件や必要な手続きについてご相談したいです。
不動産業者: かしこまりました。移転先は弊社管理物件への移動でしょうか、それとも外部への移転でしょうか？
総務部長: 現在、どちらの可能性も検討しています。利用可能な物件情報と、現オフィスの退去手続き（move-out procedures）についてご案内いただけますか？
不動産業者: もちろんです。本日中に利用可能な物件リストをお送りします。退去に関しては、少なくとも1か月前にご連絡いただき、鍵の返却前に現地確認（立会い）を手配していただく必要があります。
総務部長: 承知しました。また、リノベーションや清掃のための業者手配（arrange contractor services）も必要になります。おすすめの業者はありますか？
不動産業者: はい、清掃・修繕・リノベーションなどで提携している業者が複数おります。連絡先をご案内し、スケジュール調整もお手伝いできます。
総務部長: それは助かります。退去前の不要品の廃棄（disposal of unwanted items）についてもサポートが必要かもしれません。標準的な手続きはありますか？
不動産業者: はい、廃棄が必要なものをお知らせいただければ、適切な廃棄業者を手配します。一部の品目は特別な処理が必要な場合があります。
総務部長: ありがとうございます。新しい物件が決まり次第、賃貸契約の交渉（negotiate the lease agreement）や早めの現地確認もお願いしたいのですが、必要な書類は何でしょうか？
不動産業者: 会社登記簿謄本、代表者の身分証明書、申込書が必要です。詳しいリストはメールでお送りします。
総務部長: 承知しました。重要な締切や必要事項があれば随時ご連絡ください。円滑な移転を目指しています。
不動産業者: もちろんです。私が一貫して窓口になりますので、ご質問があればいつでもご連絡ください。
総務部長: ご協力ありがとうございます。今後ともよろしくお願いいたします。
不動産業者: こちらこそ、円滑な移転となるよう全力でサポートいたします。
13. “A day in the life of a general affairs (administration) employee”を読んでみましょう！
A day in the life of a general affairs (administration) employee
Lisa is a general affairs staff member at her company. She arrives at the office at 8:30 a.m., greets colleagues, and clocks in before settling at her desk. She immediately checks emails for any urgent requests and reviews today’s schedule to plan her tasks.
Lisa starts her morning by opening the office and checking facilities—she makes sure the lights, air conditioning, and security systems are working properly. She then manages office supplies and inventory, checking stock levels and placing orders if needed. Next, she handles mail and deliveries, sorting packages and distributing them to the right departments.
As the day progresses, Lisa answers phone calls and directs inquiries to the appropriate people. She helps organize company meetings, reserving meeting rooms and preparing agendas. She also coordinates internal communications, sending out announcements and updates to all staff.
Late in the morning, Lisa prepares documents and reports for management and manages document filing and archiving to keep records organized. She often needs to negotiate with real estate agents about tenant relocation or arrange contractor services for office repairs. If there is a move coming up, she helps dispose of unwanted items and coordinates with vendors.
After lunch, Lisa continues to support facility maintenance and repairs, contacting external vendors as needed. She assists with budgeting and expense tracking for the administration department and helps support onboarding and offboarding processes for new hires and leavers.
In the afternoon, Lisa may need to negotiate with suppliers about new office equipment or handle supplier disputes if there are any issues. Sometimes, she helps prepare for the shareholders meeting, arranging documents and logistics.
Before leaving, Lisa prepares documents for tomorrow, cleans up her workspace, says goodbye to colleagues, clocks out, and finally leaves the office at 6:00 p.m., knowing she has kept the office running smoothly for everyone.
総務部の社員の1日
リサは会社の総務スタッフです。午前8時30分に出社し（arrives at the office）、同僚に挨拶し（greets colleagues）、出勤打刻をして（clocks in）から自分のデスクに座ります。すぐにメールを確認し（checks emails）、急ぎの依頼がないか確認し、今日の予定を確認して（reviews today’s schedule）自分の業務を計画します。
リサは朝一番にオフィスを開けて設備を確認し（opening the office and checking facilities）、照明や空調、防犯システムが正常かをチェックします。その後、事務用品や在庫を管理し（manages office supplies and inventory）、在庫レベルを確認して必要なら発注します。続いて、郵便や荷物の対応をし（handles mail and deliveries）、各部署に正しく配布します。
日中は、リサが電話応対や問い合わせの取次ぎ（answers phone calls and directs inquiries）を担当し、適切な担当者につなぎます。社内会議の企画（organize company meetings）も手伝い、会議室の予約や議題の準備をします。また、社内連絡の調整（coordinates internal communications）も行い、全社員にお知らせや最新情報を送ります。
午前の遅い時間には、リサは管理職向けの書類や報告書を作成し（prepares documents and reports）、書類のファイリングや保管管理（manages document filing and archiving）をして記録を整理します。しばしば、不動産業者と折衝し（negotiate with real estate agents）、テナント移転（tenant relocation）や業者手配（arrange contractor services）について話し合います。移転がある場合は、不要品の廃棄（dispose of unwanted items）や業者との調整も行います。
昼食後は、リサは引き続き施設の維持管理や修理のサポート（support facility maintenance and repairs）をし、必要に応じて外部業者に連絡します。総務部の予算作成や経費管理の補助（assists with budgeting and expense tracking）も行い新入社員や退職者の入退社手続きのサポート（support onboarding and offboarding processes）も担当します。
午後には、リサが納入業者と折衝（negotiate with suppliers）したり、問題があれば納入業者とのトラブル処理（handle supplier disputes）を行うこともあります。時には株主総会の準備（prepare for the shareholders meeting）を手伝い、書類や会場の手配もします。
退社前に、リサは翌日の書類を準備し（prepares documents for tomorrow）、作業スペースを片付け（cleans up her workspace）、同僚に挨拶し（says goodbye to colleagues）、退勤打刻をして（clocks out）、午後6時に退社します（leaves the office）。今日もオフィスが円滑に回るよう支えたという充実感を感じています。
まとめ
本記事では、総務担当者の皆さんが日々の幅広い業務で活用できる実践的な英語表現を、1日の流れに沿ってご紹介しました。「opening the office and checking facilities（オフィスを開けて設備を確認する）」といった基本的なオフィス管理から、「manages office supplies and inventory（事務用品や在庫を管理する）」、「answers phone calls and directs inquiries（電話応対や問い合わせの取次ぎをする）」といった日常業務、さらには「negotiate with real estate agents（不動産業者と折衝する）」や「prepare for the shareholders meeting（株主総会の準備をする）」といった専門性の高い業務まで、総務の仕事に必要な多岐にわたる英語フレーズを網羅しています。
これらの英語表現を習得し、日々の業務で積極的に活用することで、あなたの総務としての英語コミュニケーション能力は飛躍的に向上します。グローバルな環境下でのオフィス運営、外国人従業員との円滑な連携、そして多様なサプライヤーとの交渉において、自信を持って対応できるようになるでしょう。
これらの表現を効果的に活用するためのポイントは以下の通りです：
- 段階的な学習: 基本的な挨拶や日常業務から始め、徐々に専門的な表現を身につける
- 文脈での理解: 単語だけでなく、実際の業務場面での使用方法を理解する
- 反復練習: 発音記号を参考に正確な発音を身につけ、例文を使って反復練習する
- 実践的な応用: 職場での実際の場面で積極的に使用してみる
グローバル化が進む現代において、これらの表現は総務業務だけでなく、様々な職種で応用可能な基盤的なスキルです。継続的な学習と実践を通じて、自信を持って英語でのコミュニケーションを行えるようになりましょう。
この記事が、皆さんの英語学習の一助となり、会社の「縁の下の力持ち」である総務の役割を、さらに国際的な舞台で発揮するための一助となれば幸いです。
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